Dokumentenmanagement & Bürosysteme
Der Übergang aus der analogen in die digitale Welt ist fließend. Es wird für bestimmte Zwecke nach wie vor analoge Medien geben und diese müssen ebenso in die digitalen Prozesse miteingebunden werden. Dieses Wechselspiel muss optimiert und im besten Fall automatisiert ablaufen, um so wertvolle Zeit und Kosten zu sparen.
Mögliche Fallstricke:
Dokumente in Ordnern ablegen, Informationen und Dokumente suchen bei Rückfragen, Sicherheitskopien bei der Weitergabe von Dokumenten und analoge Dokumenten-Workflows sind bei herkömmlicher Arbeitsweise mit enormen Aufwand verbunden. Hier empfehlen wir unbedingt auf automatisierte Digitalisierungsprozesse zurückzugreifen.
Am mobilen Arbeitsplatz und im Büro müssen Dokumente gescannt oder gedruckt werden, um weiterbearbeitet zu werden. Ob zentral oder dezentral ist hier nicht ausschlaggebend, wichtig ist die passgenaue Auswahl der jeweiligen Systeme. Diese sollte sich immer an den Dokumenten und der Arbeitsweise ausrichten.
Ihr Experte:
Thorsten Schache
Experte für
Bürosysteme und Dokumentenmanagement
Interview:
Der bekannteste Workflow ist die Rechnungsprüfung. Zu Beginn schauen wir uns immer an, mit welchen Dokumenten-Herausforderungen die Anwender zu kämpfen haben. Daraus entwickeln wir passgenaue Empfehlungen und Konzepte. Denn, ehrlich gesagt, Dokumente ausdrucken oder einscannen sind unproduktive Abläufe – daher prüfen wir, ob Automatisierung möglich ist. Damit tragen wir zur Reduzierung der Fehlerquote bei. Wir beleuchten den Umgang mit allen Arten von Dokumenten, wo es individuell im Unternehmen gehandhabt wird.
Wir optimieren Arbeitsabläufe, um die Effizienz zu erhöhen. Gerade in Zeiten des „mobilen Arbeitens“ klären wir, wie ein Mitarbeiter, der daheim sitzt, trotzdem schnell und zuverlässig Dokumente von A nach B bekommen kann – und wieder zurück. Unser Anspruch ist es, eine Grundlage zu schaffen, damit auch bei mobilem Arbeiten alle relevanten Dokumente verfügbar sind, die für die Arbeit gebrauch werden.
Alles beginnt mit einer fundierten Workflow-Analyse und Beratung. Unser Anspruch dabei: einen leichteren und effizienten Umgang mit Dokumenten in einer digitalen Welt, damit Wichtiges schnell gefunden wird. Daraus resultieren
Druck- und Scan-Systeme in einem optimalen Workflow. Dabei berücksichtigen wir vertraute Arbeitsweisen, denn wir wollen nicht alles „umkrempeln“.
Wir leben kundenorientierte Beratung, Zuverlässigkeit und eine hohe Hilfs-bereitschaft. Unsere Maxime ist eine für beide Seiten gelungene win-win-Situation. Ist der Kunde zufrieden, sind wir es auch – und nicht umgekehrt.
Fairness und gegenseitige Wertschätzung sind für unsere Kunden ein weiterer Qualitätsfaktor, den sie mit uns erleben. Wir beraten nicht „von oben“ – sondern auf Augenhöhe und mit Blick auf die praktikable Umsetzung.
Wir nehmen unseren Job sportlich und wollen immer das Beste für den Kunden rausholen. Das merken die Kunden und das zeigt sich in einer Fluktuationsquote von unter 1 %. Und dieser Effekt ist eher einer Firmenauflösung geschuldet. Wenn jemand als Kunde kommt, dann bleibt er.
Unseren „Zauberkünsten“ sind manchmal Grenzen gesetzt, klar. Aber dann rufen wir zumindest an und informieren frühzeitig. Wenn beim Kunden etwas „brennt“, wissen Sie, wir reagieren wie die Feuerwehr: schnell, kompetent und lösungsorientiert.
Meine Kunden sollen merken, daß ich mich in die Welt ihrer zukünftigen Herausforderungen reindenke – und dadurch mit Lösungsideen komme, die wirklich umsetzbar sind und weiterhelfen.
Mir gefällt der all-in-one-Ansatz, wo es trotzdem möglich ist, individuelle Schwerpunkte zu setzen. Ein Kunde muß nicht jeden Baustein einzeln suchen. Wir können für ihn das Zusammenspiel auf dem Weg ins mobile Arbeiten managen. Der Kunde hat weniger Verzögerungseffekte und weniger Fehlerquellen.
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